Actualizado el 13/09/2023
Cómo enviar un email en forma efectiva y clara
Aunque en estas épocas no se use el correo electrónico tanto como se solía usar porque toda comunicación en su mayoría es a través del celular, en el medio laboral y en otros más donde es necesario enviar correos para poder comunicarse de forma efectiva y clara, el correo electrónico es un arma de doble filo que hay que saber utilizar para no causar una mala impresión o dar la idea equivocada de nosotros.
Al escribir un correo la mayoría de personas cuidan un poco más el lenguaje y la claridad del mensaje. Esto es algo obligatorio cuando debes de dirigirte a un superior además de tener una ortografía impecable y de ser seguir ciertas reglas de cortesía. Jamás deberías escribir un email de la misma forma en la que escribes un mensaje de texto. A las reglas que rigen la forma correcta de escribir un correo electrónico se les llama “Netiquette”. (Net + etiqueta) y justamente es de este conjunto de reglas que te vamos a hablar en esta ocasión. Toma nota.
A continuación reglas para enviar un email:
1.- Siempre escribe el “asunto”. en el correo electrónico: Esto ayudará al que recibe el correo a decidir cuáles son los correos importantes y cuáles puede leer después (ahorrándole tiempo) y además, sabrá cuales marcar como “spam”.
2.- Si vas a reenviar o contestar un correo, solo hazlo a las personas a las que les concierna el tema: Por ejemplo, si recibiste un correo que tu jefe mandó a todos los trabajadores, no debes enviarle la respuesta a todos de vuelta. Si la respuesta no concierne a todos los demás trabajadores, lo mejor es solo responder a tu jefe. Ahora, si debes reenviar o enviar un correo a varias personas que no se conocen entre sí, lo recomendable es hacerlo usando la función “CCO”. que significa “Copia Carbón Oculta”. que se encuentra al lado derecho del campo de los destinatarios. Esto quiere decir que las personas que reciban tu correo no podrán ver el correo de los demás destinatarios y esto les permitirá a los demás proteger su información personal.
3.- Al escribir el correo usa un lenguaje claro y breve: Si va a enviar un testamento es mejor que dividas este en párrafos para que sea más entendible y para que los destinatarios no se aburran o mareen leyéndolo. Ten en cuenta empezar con un “buenos días”. y despídete con un “Saludos”.
4.- Cuida la ortografía y el estilo en tu mensaje: Para que tu correo electrónico sea entendible es importante que tu ortografía sea la adecuada y que el estilo de tu redacción también lo sea. Evita las letras mayúsculas que se consideran como una falta de respeto porque da a entender al destinatario que le estás gritando.
5.- Ten cuidado cuando adjuntes documentos a tu email: Debes de preguntarte si tus destinatarios van a poder visualizar la información que adjuntes, por es mejor enviar documentos con extensiones que van a poder ser leídas por cualquier software de manera sencilla (.doc). Si vas a enviar documentos pesador utiliza un compresor (ZIP) para no saturar la bandeja de tu destinatario.
6.- Antes de enviar un correo, léelo una vez más: Esto te permitirá detectar alguna falta de ortografía, una expresión que se pueda prestar a malos entendidos, algo que no deberías de mencionar, etc. Recuerda que un correo enviado, es un correo que jamás volverá.
Si sigues estas reglas al usar un correo electrónico no recibirás respuestas airadas o fastidiadas de lo confuso de este ni tampoco quedarás mal. Esperamos las pongas en práctica. Y a ti, ¿se te ocurre alguna otra regla para enviar un correo electrónico?
Imagenes cortesia de «Stuart Miles»/ FreeDigitalPhotos.net
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