Tips para proteger archivos de Word y Excel

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Hoy en día es fundamental que nuestra información personal esté protegida y resguardada correctamente, sobre todo cuando sabemos que puede haber información de manejo confidencial que no todo el mundo tiene por qué tener acceso a la misma. Es por este motivo, que se hace fundamental, que la información a la que más tenemos acceso y manejo, tanto documentos de texto elaborados en Word como libros de hojas de cálculo en Excel estén correctamente protegidos.

Pueden haber muchas formas de aplicar una correcta protección a estos archivos, si dispones de ella en discos duros o unidades extraíbles como memorias USB y no sabes exactamente el número de personas que acceden a ella o simplemente por control personal, lo más recomendable es aplicarle a estos archivos una protección por contraseña, de tal manera que sólo aquellas personas que tengan acceso a esta clave puedan entrar a los documentos en mención. Te vamos a explicar en cada programa cómo se hace y las restricciones que puedes configurar.



En Microsoft © Word, en versiones de 2007 en adelante lo puedes hacer de la siguiente manera:

• Debes abrir el documento que quieres realizarle la protección por contraseña

• Acceder al menú archivo (vesión 2010 y posteriores) o el menú de la bolita en la parte superior izquierda (vesión 2007), encuentras la opción proteger documento.

• Luego seleccionas “Cifrar con contraseña”

• Inmediatamente te aparece un cuadro de diálogo donde estableces la contraseña y le das aceptar.

• Te vuelve a aparecer otro cuadro de diálogo confirmando que la contraseña sea correcta para que quede aplicada.

• Al guardar el documento ya queda establecida la clave para poder ingresar.



En Microsoft © Excel tienes varias maneras de proteger el archivo. Puede ser por hoja específica o todo el libro como tal. Te explicaremos cada una. Primero para proteger el libro.

• Para proteger el libro, es decir, el archivo completo independiente de las hojas que tengas, realizas los mismos pasos descritos para configurar la contraseña en Word, porque en esencia se configura de igual forma en ambos casos. Esto impide que el libro sea abierto sin su clave.

Para proteger el libro de modificaciones:

• Puedes permitir que el libro sea abierto sin contraseña pero que todo su contenido esté respaldado por una para que no pueda ser modificado, es decir, para que sea de sólo lectura. Lo haces entrando por la opción del menú Revisar y luego la opción proteger libro. Marcas las opciones que deseas y la contraseña.

Para proteger una o varias hojas en específico:

• Accedes por el menú Revisar y luego la opción proteger hoja. Esto es bien interesante, porque puedes establecer el nivel de seguridad, es decir, las opciones que pueden o no hacer las personas que tengan acceso a él y luego establecer la contraseña para tal fin.

Debes tener muy en cuenta que estas contraseñas son irrecuperables, de tal forma que si estableces una contraseña para cualquiera de los casos y si por cualquier motivo la olvidas, no hay forma de recuperarla, queda perdida para siempre, por lo que se aconseja guardar una lista de nombres y archivos con su contraseña para evitar ese percance. Esperamos que esta información haya sido muy útil.

Imagenes cortesia de “Stuart Miles”/ FreeDigitalPhotos.net



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